Danh mục chính

Tài liệu - Giáo án

Ảnh hoạt động

Link liên kết

5 điều Bác Hồ dạy

5 dieu

Hoạt động nhà trường

Quy chế văn thư lưu trữ

11/12/2021 9:18:32 AM

PHÒNG GD&ĐT TUYÊN HÓA

TRƯỜNG TIỂU HỌC HUYỀN THỦY             

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 

 

QUY CHẾ

Công tác văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Huyền Thủy

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 109/QĐ-THHT ngày 30 tháng 12 năm 2017

 của trường Tiểu học Huyền Thủy)

 

 
 

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:

1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học Huyền Thủy.

2. Đối tượng điều chỉnh:

a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.

b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư - lưu trữ:

1. Hiệu Trưởng chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của trường.

2. Toàn thể cán bộ, giáo viên và nhân viên trong trường  có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ:

1. Văn thư có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a. Tiếp nhận vào sổ số văn bản đến.

b. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận hoặc cá nhân sau khi có ý kiến của Hiệu Trưởng.

c. Giúp Hiệu Trưởng  theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

d. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.

đ. Đăng ký, làm thủ tục phát hành, gửi văn bản đi.

e. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.

g. Quản lý sổ sách, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên và nhân viên.

h. Bảo quản, sử dụng con dấu của đơn vị đúng theo quy định của pháp luật.

2. Lưu trữ có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a. Tham mưu, hướng dẫn cán bộ, viên chức và  nhân viên trong đơn vị lập hồ sơ công việc và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.

b. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.

c. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

d. Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.

đ. Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

e. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 4. Cán bộ văn thư và lưu trữ:

Người được bố trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ:

Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được dự trù trong dự toán ngân sách hàng năm của nhà trường.

Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ:

1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của trường thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, ai vi phạm sẽ bị xử lí phù  hợp với mức độ vi phạm.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 7. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành văn bản được rà soát về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của trường được thực hiện đúng theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quy chế này gồm:

1. Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao do Chi cục ban hành.

2. Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.

3. Phụ lục III: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao.

4. Phụ lục IV: 18 mẫu văn bản

a) 17 mẫu trình bày văn bản hành chính (từ mẫu 1.1 đến mẫu 1.17)

b) 01 mẫu trình bày bản sao văn bản (mẫu 2.1).

Điều 8. Soạn thảo văn bản:

Cán bộ, viên chức, người được giao giải quyết công việc thì trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản.

Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt:

  1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
  2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sữa chữa, bổ sung vào dự thảo thì bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo phải trình người đã duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định việc sữa chữa, bổ sung.

Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

1. Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Nhân viên văn thư là người được giao trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản:

1. Việc đánh máy văn bản hành chính do cán bộ, viên chức, người được giao giải quyết công việc thực hiện.

2. Văn thư nhân bản đúng số lượng quy định phát hành.

Điều 12. Ký văn bản:

1.  Hiệu trưởng có trách nhiệm ký ban hành các loại văn bản.

2. Có trường hợp Hiệu trưởng ủy quyền  ký văn bản  trong thời gian đi công tác,  sẽ ghi ký thay (KT).

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến:

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến trường phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

1. Tất cả văn bản đến (kể cả văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn thư phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đến của nhà trường.

2. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc bao gồm: các bì văn bản gửi cho Công đoàn cơ sở và các bì văn bản gửi đích danh người nhận thì được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của nhà trường thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm nhận và báo cáo ngay.

5. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.

Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến:

1. Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.

2. Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và trình  để xử lý.

3. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng giao cho các bộ phận chuyên môn hoặc cá nhân giải quyết. Tổ trưởng chuyên môn phân công cho giáo viên, nhân viên trong tổ nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của nhà trường.

3. Trong công tác xử lý văn bản đến, Hiệu trưởng giao cho nhân viên văn thư chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và chuyển đến Hiệu trưởng để xem xét và phân công thực hiện.

b) Giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến của Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng;

c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

4. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đi:

Tất cả văn bản đi phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư  và theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

3. Đăng ký văn bản đi.

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Chuyển phát văn bản đi:

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận qua hộp thư điện tử để thông tin nhanh (nếu nơi nhận có yêu cầu).

Điều 19. Lưu văn bản đi:

1. Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư nhà trường, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.

2. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong hộp, cặp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi trường, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng

3. Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.

Điều 20. Quản lý và sử dụng con dấu:

1. Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ, sử dụng con dấu tại trường.

2. Cán bộ văn thư không được mang dấu ra ngoài trường  khi không có sự chỉ đạo, đồng ý của Hiệu Trưởng

Điều 21. Đóng dấu:

1. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.

2. Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền.

3. Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục.

4. Đóng dấu giáp lai: Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng giáp lai không quá 05 (năm) tờ giấy.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

1. Nguyên tắc:

Tất cả công chức, viên chức, nhân viên khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.

2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

a. Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao, mỗi cán bộ, viên chức, nhân viên chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.

b. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

 Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc để ghi mục lục văn bản của hồ sơ.

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự thời gian hợp lý.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

- Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

- Cán bộ, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại đơn vị; tài liệu lưu trữ phải được sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho việc tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu quả.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ:

1. Trách nhiệm của cán bộ và viên chức:

a. Các cán bộ, viên chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

b. Trường hợp cán bộ, viên chức cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ nhưng thời hạn giữ lại không được quá 6 tháng.

c. Cán bộ, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu  hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a. Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau ba tháng kể từ năm công việc kết thúc.

b. Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của trường:

1. Trách nhiệm của cán bộ, viên chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

2. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: có trách nhiệm hướng dẫn cho cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc và đưa vào lưu trữ trong trường  theo đúng quy định.

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 25. Trách nhiệm thực hiện

1. Hiệu trưởng có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, giáo viên và nhân viên trong trường.

2. Người làm công tác văn thư, lưu trữ; các cán bộ, viên chức làm các công việc có liên quan đến hồ sơ công việc phải nghiêm túc thực hiện theo đúng Quy chế này.

Điều 26. Điều khoản thi hành

Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

 

 

Các Tin đã đăng

  Quyết định thành lập ban chỉ đạo RRTT 11/12/2021 9:13:58 AM

  Quy chế dân chủ 11/11/2021 9:38:39 AM

  Phương án cho năm học 2021-2022 11/10/2021 9:58:45 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 13 11/8/2021 10:28:58 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 12 11/8/2021 10:27:55 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 11 11/8/2021 10:27:03 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 10 11/8/2021 10:26:07 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 9 11/8/2021 10:25:04 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 7 11/8/2021 10:24:02 AM

  KẾ HOẠCH TUẦN 6 11/8/2021 10:22:24 AM

ĐỊA CHỈ
Huyền Thủy – Tuyên Hóa - Quảng Bình
Email: th_huyenthuy@quangbinh.edu.vn
Hỗ trợ kỹ thuật : (0232)3825.441
Trường Tiểu học Huyền Thủy
© Phát triển bởi VNPT Quảng Bình